Với sự thay đổi ngày càng nhiều trong tính chất công việc và cách thức làm việc của con người, cần phải có một cách tiếp cận tổng thể hơn để thay thế văn phòng mở truyền thống.
Văn phòng không chỉ là một địa chỉ, người ta đã nhận ra rằng lợi ích của nơi làm việc không chỉ đơn thuần là là nơi chốn để nhân viên tập hợp và thực hiện nhiệm vụ của mình. Một văn phòng được thiết kế đẹp có thể giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên, củng cố tiếng nói và hình ảnh của thương hiệu, thu hút những nhân tài tương lai và trên hết, tăng hiệu quả về lợi nhuận của công ty. Dưới đây là danh sách các yếu tố được trình bày trong một nghiên cứu của Nelson để có thể giúp bạn suy nghĩ về cách cải thiện không gian làm việc.
Mười yếu tố xác định hiệu quả của nơi làm việc:
- Phong cách làm việc: sự thay đổi trong cách chúng ta làm việc, dựa trên kiến thức và dựa trên nhóm.
- Lực lượng lao động: sự kết hợp của nhân viên và nhóm thuê ngoài, nhà thầu, người làm nghề tự do, người lao động hợp đồng và mạng lưới thuê ngoài.
- Thu hút tài năng: ấn tượng đầu tiên về một công ty đối với một ứng viên tiềm năng là văn phòng của công ty đó.
- Gắn kết và giữ chân nhân viên: văn phòng đảm bảo hiệu suất và tinh thần của nhân viên ở trạng thái tốt.
- Đổi mới: nơi đầu tiên áp dụng và thực hành đột phá trong công ty của bạn.
- Công nghệ: mức độ cập nhật và triển khai công nghệ tại văn phòng của bạn sẽ đánh dấu sự thành công hay thất bại của cả tổ chức.
- Văn hóa: đóng vai trò là trung tâm hội tụ, nhiều biểu tượng văn hóa của tổ chức sẽ bắt nguồn từ nơi làm việc.
- Chi phí bất động sản: đừng quên, lợi thế về chi phí có thể cho phép công ty phân bổ nguồn vốn nhằm cải thiện cho các hoạt động khác.
- Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: do công tác thực tế luôn thay đổi, văn phòng cũng sẽ phải phát triển theo.
- Sự lành mạnh: sức khỏe đang trở thành định nghĩa của hạnh phúc và là tiêu chuẩn bắt buộc đối với điều kiện của nơi làm việc.
Việc quy hoạch các không gian hoạt động làm việc được quyết định bởi hai yếu tố: sự riêng tư và sự gắn kết. Từ đó hình thành năm loại không gian điển hình trong một văn phòng bao gồm:
- Góc riêng: Đối với công việc tập trung giữa một hoặc hai người.
- Góc kín: Dành cho các tương tác nhóm nhỏ giữa ba hoặc bốn người.
- Họp nhóm: Dành cho các đội từ năm đến tám người.
- Hội họp: Không gian cho hội nghị, bài giảng hoặc đào tạo.
- Cộng đồng: Các khu vực để giao lưu, ăn uống hoặc cộng tác không chính thức.
Một văn phòng có không gian tốt có thể tiết kiệm chi phí thông qua sáu khía cạnh sau:
- Nâng cao sáng tạo và trao đổi.
- Cải thiện hiệu suất và năng suất.
- Tuyển dụng và giữ chân nhân viên.
- Tăng cường sức khỏe và tinh thần
- Giảm lượng khí thải carbon của công ty
- Nâng cao tính linh hoạt và khả năng thích ứng